自由工作者的時間管理（一）：時間管理的謬誤

許多在職人士都會講求時間管理，而自由工作者則更須要注意這一點。無他的，就是在職人士有比較固定的工作時間，儘管時間管理做得不好，都總有個「辦公時間」和「非辦公時間」的界線，哪怕界線並不一定很明顯。然而，自由工作者一旦做不好時間管理，則很有可能因為「自由」，而導致一天二十四小時都變成「辧公時間」，連吃飯和睡覺的時間都奉獻給工作，名副其實地廢寢忘餐。因此，自由工作者不得不比常人更注重時間管理。

不少人誤以為把要完成的工作編排好，就算是做好了時間管理，但這個想法並非完全正確。行事曆，並不是本世紀的新產物。多年來，不論是莘莘學子，還是上班一族，都會把要完成的事項，寫在行事曆內。學生習慣了在行程表、時間表上寫下哪一天、甚麼時候要上補習班、參加課外活動；成年人也習慣了在行程表上寫下哪一天、甚麼時候、甚麼地點與哪一位客人會面。隨著科技發展，不少人都在智能電話內安裝應用程式，以記錄不同待辦事項。然而，這是否意味著多年來男女老幼都做好了時間管理呢？時間管理的意思就是把所有手頭上的工作都編排好嗎？這個想法不能說完全錯誤，因為能夠把一切工作編排有序，總比不編排來得好。然而，單單把所有手頭上的工作「編排」，並不是最好的時間管理。

要把時間管理得更好，我們不但要懂得「編排」工作，還要懂得「不編排」工作。如果事無大小都要編排在行程內，那麼一天二十四小時並不夠用。舉例說，一位素未謀面的人寄十萬字稿件給你，請你給予意見、朋友邀請你出席某作家的新書發佈會，但你的時間實在不夠用，你會怎樣做？有些人會馬上查看行事曆，看看有沒有時間，如果有時間就感到沒有藉口推辭。然而，行事曆中空白的地方，並不代表一定要「編排」一些事項進去。或許我們可以說，「空白」本來就是一個事項──一個名叫「休息」的事項。

幫助別人、出席新書發佈會，是值得做的事，但如果體力、精神狀況等，本來就不容許你再「編排」工作，你就應該學懂「不編排」工作。如果你上星期連續工作了七天，本週又工作了六天，一連十三天沒有好好休息，當你看看行事曆，發 星期天沒有待辦事項，你還認為應該要編排一些事項到那罕見的「空白」上去嗎？許多人以為把時間表編排得密密麻麻，就是管理好時間，其實他們忘了把「休息」編排到時間表內，以至沒有足夠的精神和體力去好好完成編排好的事項，編排好的事項一再延期，然後犧牲的又是用膳時間和睡眠時間，最後他們又再沒有足夠體力與精神完成接下來的工作，不斷的惡性循環，以致時間表形同虛設。

因此，更好的時間管理，並不是要「把所有手頭上的工作都編排好」，而是要在「所有手頭上的工作」中，篩選出要完成的事項，以及面對各項工作時，想清楚是否真的要把它們列入「手頭上的工作」內。要篩選，就不能夠單靠「編排」，還要懂得「取捨」，要狠心地把不緊急、不重要的事項捨棄，不編排到行事曆內。「時間管理四象限」是常用的時間管理理論，有助我們對工作取捨，以及了解事情的緩急輕重，接下來的兩篇文章會就此作出深入討論。