在給下屬吩咐工作時需要注意的5種表達
言跳跳
2023年2月24日
《特別會說話的人都這樣說話》
這是今天要給大家分享的書
這本書事由擁有20年企業心理諮詢經驗的大野萌子所寫。
這次重點的問題是：「在給下屬吩咐工作時需要注意的5種表達。」
<進度>
在員工有離職的情況裡面，90%以上的原因是上司太「迷糊」。
作者說得很含蓄，我們應該都能理解實際上是什麼。而且大多數離職員工對上司的抱怨都集中在表達上。
就拿上司要了解工作進度來說，有的上司會說：「請做得徹底一些」。
問題是，「徹底」既是一個語氣很強的詞，又是一個非常含糊的詞。
什麼是徹底？做到什麼程度算徹底？都是疑問。
如果你是上司，這樣子的表達追進度，相當於什麼都沒說。
為了避免誤會的發生，在做出指示的時候，你最好更加精確一些，比如：「為了確保安全，這個工作要做到XXX的程度。」把想指示的目標量化，下屬才能理解。
所以這就是為什麼公司內發生的問題，都是溝通問題引起的管理問題。
其實都是上司表達的問題，上司可能在按照自己習慣的表達方式來溝通，但是沒有按照員工能夠理解的方式來溝通。
<臨時性>
職場上難免有突發性的臨時工作出現。
對於這些突發工作，上司會怎麼說呢？
你很可能經常聽到的是：「可以占用你一點時間嗎？」
但是這句話的問題非常大！
因為每個人對於「一點時間」的理解是不同的。
每個人對一個臨時性工作的時間估算也是不同的。
比如，有項工作你很熟，你用10分鐘就能搞定，但是對員工來說，他可能需要1小時。那麼這個「一點時間」該以誰為計算標準呢？員工不埋怨你才奇怪。如果員工恰好手裡還有非常重要的工作，耽誤了應該算是誰的責任呢？
所以正確的表達方式應該是：「你現在在忙嗎？可以用你30秒聊一個臨時工作嗎？」
在得到肯定答覆後，然後再繼續問：「你覺得這項工作會占用你多少時間？」
最後再討論什麼時間去完成它。這樣的問法，我相信沒有人會埋怨上司。
<關鍵點>
一些人在催促完成工作時，最容易犯的問題是：「情緒飽滿，但是邏輯不夠。」
比如，上司會用帶有命令性的口吻說：「盡量快點！」「盡量早點！」「最好早點交給我！」
這口氣就像別人欠他的一樣。
所以這也是最無效的表達方式，搞不好還會激發下屬牴觸的情緒，故意跟上司做對。
上司應該要想辦法把自己的想法清楚地傳達給對方，告訴對方：「希望您能在這個月底前發給我，如果時間上有困難的話，請和我聯繫。」
明確時間點，並且讓對方遇到困難主動聯繫上司，表達的語氣中要帶有：「我不會白白的要求你，我會跟你一起承擔。」
帶有「同理心」的語氣和內容，多用幾次，大家就會知道它的好處了。
<要求>
當我們在共同做事情的時候，常常有個東西是上下級之間一定存在的大問題，那就是「反饋」。
比如，下屬員工完成了一個報告，上司肯定要先看一下，然後給出修改意見和反饋，告訴對方哪裡做得好，哪裡需要修改。但是，大多數管理者是不懂得如何正確「反饋」的。
上司很多時候只會給出籠統的指示。比如，「拿回去再改改」「方向不對，你再改改」「感覺不太行，你再改改」。
這樣的回復，其實是非常不負責任的。
上司至少要做到「你這個部分不行，應該要改成什麼樣的。」「這部分有點簡單，可以再多加點實際例子和數據」。
只有上司的反饋精準了，下屬員工才能做出上司想要的東西。
<吩咐>
給下屬分配工作也是一項有技術性的工作。
如果用不好話術，上司只會激發員工的牴觸情緒。
比如，作者就常聽到有管理者說：「這麼簡單的工作，你應該能做吧？」
大家也會想到結果是怎樣了，要嘛員工會說手上正有重要事處裡中，要嘛乾脆直接說做不了。
或者即使員工接受了，也是非常不情願的。
因為身為上司這樣子問，多少有點看不起人的意思。
所以既使一項工作真的非常簡單，上司也不應該給它定性。
上司應該這麼說：「這個工作，我覺得你做出來的效果會非常好。」
如果工作有點難度，作為上司最好還能給它加上價值。
比如「這個工作非常重要，你是最合適的人選。」等等。
<總結>
我們千萬不要認為一提到話術，就覺得是在忽悠人，給人畫大餅。
站在公司經營的角度，怎麼說話讓人容易接受，讓人感覺有動力，讓事情可以高效率運轉起來，才是最重要的。
今天就分享到這裡，希望能給你帶來啟發。
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