管理｜被迫終日埋首文件堆？過多文書工作反映「不信任制度」 - 半宅職薯

在職場打滾的你，可能會發現自己被迫終日埋首於文件堆中：各式各樣的報告、紀錄、表格……等等。今天半宅職薯就和大家分析，這些工作都是源於機構的「不信任制度」。

「不信任制度」的特色

你可能會發現，在一天的工作中，花在證明自己有做事的時間，可能比真正做實事的時間還要多。

為什麼會出現這種情況呢？因為你的機構行的是「不信任制度」。

「不信任制度」有一個特色，就是每一件微小的事，都可以追蹤至源頭：誰人負責、誰人決定、誰人執行。而當中的理據必須記錄得一清二楚，方便日後受到質疑的時候由第三者進行檢討。

證明「有做事」比真正「做實事」更重要

在「不信任制度」之下，每一位員工都要有心理準備，為自己所做過的事情「解畫」。

而大家也別相信負責進行檢討的高級職員有主觀判斷的自由。因為通常在「不信任制度」之下，每一件微小的事情，背後都會有一些明文既定程序。高級職員要做的，就是檢視執行者有否根據既定程序做事。

於是，負責執行的職員，會發現證明自己有按既定程序做事，比證明自己有「做實事」（即是真正解決問題）更加重要。

若果跟足程序但解決不了問題，錯不在執行者。但若果不依足程序，但卻解決了問題呢？答案就是：「冇事就冇事，有事你孭鑊」，因為不依足程序做事本身就是犯規。

高級職員的自保方式

當然，高級職員也有上司，難保有一天也需要受更高級職員檢視工作的。

就此，高級職員大概有兩種自保方式：

第一，撰寫滴水不漏的辦事程序，那管在現實之中執行者有否足夠能力和空間切實執行。因為目的只在於滿足設立程序的管理責任；

第二，不作即時決策，然後事後孔明。如有突發事件，高級職員只需說出一句說話：「根據既定程序靈活執行」。但怎樣才叫「靈活」，怎樣才是「犯規」呢？那就留待高級職員事後孔明吧！

這兩種自保方式，足以令高級職員立於不敗之地。

「不信任制度」的優劣

也許「不信任制度」會令機構既臃腫又缺乏應變能力，但對於追求穩定和流水作業的部門（通常是後勤部門），卻有一定的需要。

而且當一間機構大到一定程度，高級職員無法了解每一位員工的時候，「不信任制度」不但可以確保職員辦事的最基本效果，更可以把行為操守這些主觀的東西客觀化，制度化，方便監管控制。

但「不信任制度」卻不利於追求創意，銷售，研發等以結果論對錯的部門。因為「既定程序」在另一邊廂也可以視為制肘，窒礙職員的創意和主動性。

結語

「不信任制度」通常不適合滿腔熱誠，願意付出多一點，希望做出一些實事的員工。卻特別適合熟悉制度，然後在制度中鑽空子，以求自身安逸的「老屎忽」。

而如果你是制度的設立者，你需要思考的便是：究竟你想建立一個穩定的組織，還是一個創新，具爆發性的組織。

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