【簡報思維】幫高階主管準備會議簡報的眉角 - 劉奕酉

在職場上製作簡報已經是個基本能力，舉凡工作報告、市場調查、活動企劃或是商務提案，都會透過簡報來呈現；但是，如果今天上台簡報的不是你，而是你的高階主管，你該如何準備這份會議簡報呢？

確認目的、對象與時間

無論是幫別人準備簡報，還是自己就是簡報者，確認目的、對象與時間都是基本的事前準備。

製作簡報前先確認目的、對象與時間／劉奕酉繪製

但是，參與會議的人這麼多，又都是高階主管，我怎麼知道他們的需求是什麼？又怎麼可能滿足所有人？關鍵在於找出核心聽眾，20%的人滿意就可以決定溝通的效果。

區別出與會成員的角色，誰是決策者？影響者？參與者？旁觀者？關鍵的核心聽眾通常是決策者與影響者，但要注意參與者與旁觀者的反應與意見；而且，角色的定位可能會著會議議程的進行而有所改變。如果可以，在會議前取得與會成員對於簡報主題的看法與態度，先進行溝通總比在會議上唇槍舌戰來得風險小。資深的前輩總是這樣告訴我：會議簡報的關鍵，在於簡報前的說服，以及簡報後的行動。

確認參與會議的成員角色，找出核心聽眾／劉奕酉繪製

從釐清簡報方向開始著手

為高階主管準備簡報最令人頭痛的一點，就是不知道他到底要說什麼？根據過去十年多的實務經驗，我建議可以先檢視自己對於簡報主題的熟悉度，以及簡報者對於這個主題的掌握度來，有以下三種方式可以釐清簡報的方向：

▎換位思考：如果你對於主題的背景相當熟悉，會議的來龍去脈也非常了解，甚至是你的專業領域，在一定程度的信任之下，你絕對可以代為操刀，高階主管也很放心地交給你。(我建議可以朝這方向發展，是最愉快的模式)

▎主動溝通：如果你對會議的來龍去脈不太清楚，對內容也不是很有把握，我建議你多跟你的高階主管溝通，而且每完成一個階段(5~10%)就向他匯報與確認方向沒有偏掉。另一個角度，高階主管從頭到尾都有參與，即使簡報結果不如預期，也不至於怪罪到你頭上 (因為是共業 XDD)。

▎提綱討論：最糟糕 (可以也是最常見) 的情況是，你和你的高階主管也沒有頭緒，這時侯我建議你可以先試著提出一版大綱方向，來讓高階主管「指正」和「修正」。相信我，很多人可能不知道他要的是什麼，但很清楚什麼不是他要的；有了起頭，後面就有了找到方向的開始。

幫高階主管準備簡報釐清簡報方向的三種方式

在釐清方向與目標時，記得善用數據來強化說服力，透過SMART原則來檢視你的目標夠不夠具體？能不能衡量？可不可行？有沒有資料依據？以及時間框架(何時開始？何時結束？中間有哪些里程碑？有哪些階段確認點？)

合乎邏輯的架構是必要的，但關鍵在於保持彈性

合乎邏輯的架構對所有簡報而言，都是必要的條件。但對於會議簡報來說，除了合乎邏輯，更要在短時間內展現說服力，怎麼做到呢？關鍵在於說服的方式必須合乎聽眾的邏輯思維，而不是簡報者自己的；有經驗的高階經理人，都知道採用哪些架構會比較符合多數人的邏輯思維。

簡報要讓對方有印象，就得先找到一條貫穿整份簡報的「線索」然後依循這這條線索發展出簡報的整體架構。

簡報架構可以從線索出發／劉奕酉繪製

上面都是一些常用的線索，比如說以「人工智慧趨勢」為主題，可以採用「時間軸」與「空間軸」的結合，從現況談到未來展望，從市場產值、大廠佈局、台灣產業到公司機會(對於公司而言的距離從遠到近)來談。

以「人工智慧趨勢」為主題的簡報架構展開／劉奕酉繪製

內部會議可以先界定簡報的內容是一個主題？議題？課題？還是一個問題？再進而選用適當的線索；外部提案可以結合「空間軸」與「銷售FAB」的線索來發展簡報架構，先談市場到公司介紹、再到產品／服務方案，而方案的部分，可以運用FAB架構，從方案的特色(Feature)、優勢(Advantage)到對客戶的價值(Benefit)。

內部會議與外部提案的架構可以從這些線索著手／劉奕酉繪製

依據主題的不同，選擇一個適當的線索或是結合多個線索來發展出你的簡報架構，就能做出合乎邏輯、精簡且據說服力的簡報；但是在內容的發展上，切記要保持彈性，不要做的太過精細，因為要上台報告的是你的高階主管，他可不希望因為稿子沒背好、或是一個細節回答不出來，而搞砸了這場簡報。他們大多都有隨機應變、臨場發揮的功力；所以，讓簡報內容保持彈性，不要揭露太多細節，將細節都放到附件中以備不時之需，剩下的就好好欣賞你的主管如何即興發揮了。

做好只能一張投影片的準備

高階會議的與會人員大多為高階主管與重要幕僚，雖然有議程時間的安排，但如果你的簡報不是言之有物，通常很快就下台一鞠躬。由於每次會議的成本極高，加上臨時有客戶來訪或其他更重要的事而變動議程，簡報者可能只有短短十分鐘可以進行簡報或是口頭簡單報告，這時候一張關鍵的投影片就顯得很重要。

準備一張投影片，進可攻、退可守／劉奕酉繪製

這一張投影片，可能是結論、重要議題，或是關鍵的圖表，目的在於驅使決策者做出決策、同意採取後續行動，或是取得承諾。

提升簡報視野與職場高度的絕佳機會

當高階主管需要部屬準備會議簡報時，相信很多人心中的想法可能是「拜託不要是我…」、「我又不是主管，關我什麼事…」、「我怎麼知道他要報什麼…」吧？

如果你只停留在自己的角色層級來思考這一件事，我想當你有一天成為高階主管時，可能會相當後悔當初為何錯過這些磨練自己的大好機會。有些能力不是等你成為了那個角色才要具備，而是因為你具備了那些能力，才得以勝任這個角色；況且，即使你沒有這個頭銜，一樣可以透過各種方式展現自己的影響力，而製作簡報就是一個相當好的機會，讓你展現自我的專業價值，更有機會讓更多高階主管看見你。

同時，從簡報製作前的素材收集與討論，你可以學習到高階主管的邏輯思維，以及在授權下與相關人員的溝通互動；如果你有機會參與高階會議，更可以得以窺見高階主管是如何進行簡報？跟你自己有什麼不同？如何應對與會高階主管的提問與刁難？這些攻防過程，絕對不是你在教科書上可以學到的。因為身為幕僚，加上簡報能力還不錯，得以有許多機會為高階主管準備會議簡報，甚至與會參加，也因此學習到許多管理與經營策略思維，對我的職場視野與職涯發展也有十足的影響。

如果你現在正愁於不知如何準備會議簡報，不妨參考我的做法，好好把握機會磨練自己，善用會議簡報發揮你的影響力。

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劉奕酉｜鉑澈行銷顧問策略長、企業培訓顧問、暢銷書作者

擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷，為台灣少數具有深厚實務背景的商務顧問，專注提供企業與職場工作者在思考、表達與問題解決領域的培訓與顧問服務。同時也是職場生產力作家，多家出版社、社群媒體指定邀稿對象；一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章，以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。

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