【簡報思維】簡報做不好？我故意的。而且你可能沒搞清楚簡報目的與對象 - 劉奕酉

我們都有過這樣的經驗：某公司或某公務機關對外的簡報，怎麼會做成這樣？也太不專業了吧？

等等，所謂的「專業」對你來說代表什麼？內容深度？含金量？還是美醜？這些其實跟你的專業背景與主觀認知有關，更關鍵的是，你是簡報設定的聽眾嗎？

好簡報只為對的人

一份簡報會有設定的目的、對象與預期行動，希望目標對象（TA）照我們期望的採取行動。一般而言，目標對象的歷程會有五個階段：我想聽、我要聽、我聽懂、我相信、我行動（其實類似行銷漏斗的概念），所以我們要將簡報做的吸睛、容易理解、有說服力，目的就在於提高每一階段的轉換率。

反過來說，如果我不希望別人關注、聽懂，或是引起不必要的回應呢？當一個行動勢在必行，多數人的反對也是可預期的，你會選擇怎麼做？你可能會問：簡報不就是為了讓對方理解、有效溝通，進而讓對方願意行動嗎？

目標對象的態度決定了簡報的製作方向

是沒錯！但這是在你必須說服對方的前提下，而在許多領域，比如說商業、政治，還有許多方式可以達成目的。所以，沒必要將簡報做到你期望的水準或方式，而且「你」如果不是他的目標對象，那更不需要在乎「你」是怎麼想的。反過來說，將簡報做的更專業，能否改變目標對象的態度呢？如果不行，顯然是內容本質的問題，又何必浪費精力在簡報上呢？

其次，目標對象不一定都會從頭經歷所有階段，有些鐵粉直接在最後一個階段蓄勢待發，有些反對者永遠就停在「我相信」的門前；在一些組織中，上對下的簡報，你別「不得不」行動；對於多數人引頸期盼的，也會從第四階段「我相信」開始。

請把價值放在對的地方

大型企業都會制定企業識別系統（CIS）以及簡報模板給員工使用，而研究機構更會要求研究分析報告必須有制式格式，包括圖表和色彩的使用。這是因為企業希望你產出的價值在於你的專業與洞見，而不是花時間在簡報上面，這是可以由相關單位或外包處理的，製作簡報的時間就是成本，而企業請你來的職位需求上如果沒有「專責製作簡報」那就不該花太多時間在上面。這是你的個人競爭力，不是企業的必要成本。

企業衡量簡報的價值：不只達成目的更要省時省力

當簡報者不需要費心讓目標對象經歷這些階段時，自然就會反映在簡報的呈現上。你當然可以做得更多，那展現的是你的品牌與高度，但值不值得？可能需要全盤的考量。以企業來說，就是用財務觀點來看待一切活動「不只達成目的，更要省時、省力」以此檢視不必要的活動。我們的「必要」可能只是別人眼中的「不必要」。

做簡報前先想想「可以不做簡報就達成目的嗎？」

只要「換位思考」想想簡報者的目的是什麼？希望目標對象採取的行動？目標對象的態度又是如何？就不難理解為什麼做出來的簡報會是這個樣子了。

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劉奕酉｜鉑澈行銷顧問策略長、企業培訓顧問、暢銷書作者

擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷，為台灣少數具有深厚實務背景的商務顧問，專注提供企業與職場工作者在思考、表達與問題解決領域的培訓與顧問服務。同時也是職場生產力作家，多家出版社、社群媒體指定邀稿對象；一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章，以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。

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