【簡報思維】學會模組化思維，做簡報就像玩樂高一樣簡單

「如果做簡報也能像玩樂高一樣，該有多好！」

十多年前，同事的一句話點醒了我。那時，我還是擔任統計工程師的角色，負責撰寫決策支援系統的程式模組，包括統計分析模組、統計圖表模組與資料處理模組。對工程師來說，寫程式肯定比做簡報有趣多了！

「是啊，就像寫程式模組一樣，不管是套用、還是修改都有效率多了！」我笑著回答。

或許在那時，簡報模組化的概念就已經在我心中萌芽了。

模組化的概念在許多地方並不是新穎的想法，像是程式撰寫、系統開發或是零件製造，先建立模組再依照需求組裝，不僅可以加快成品的速度、維持一定的品質，也能降低升級的難度，只要局部調整即可。

與多數人生活比較貼近的例子，應該就是樂高積木了。

如果要組裝出一隻大象，我可能得想半天；但是，如果有一份說明書，我想人人都可以輕鬆的組裝出一隻大象，甚至有人可以基於這樣的架構，發揮巧思改變成其他造型的大象。

如果套用到工作型簡報，是不是可以根據工作場景的需求，比如進度報告（大象）或工作報告（長頸鹿），找到一個報告框架（說明書），蒐集對應的內容（積木）組裝起來就好了？我將這個概念落實到日常的工作報告中，發現真的可行。

有沒有想過，簡報對象的痛點是什麼？找到簡報的甜蜜點，就能讓對方買單

從大學時期開始，我就是個簡報重度使用者，總是試著如何做出更好的簡報效果。

畢業後進入半導體產業，先後任職統計工程、大數據系統開發、產業分析、業務行銷、策略行銷與業務幕僚等職務，不只在工作上大量運用到簡報進行溝通與會議討論，也需要負責製作對內部高層主管的策略報告，以及對外部客戶的產品與銷售簡報。

在這個過程中，我體認到跨領域、跨層級的簡報溝通上存在著許多困難，比方說：

▍同時面對不同背景、層級的與會者，如何做到有效溝通與說服？
▍幫主管或業務同仁製作簡報時，如何兼具內容的彈性與功效？
▍面對突然其來的簡報需求，如何快速組織一份簡報？
▍報告時間臨時被縮減，如何從容地應對說重點、講中點？
▍如何將研發單位的專業簡報重新組織為客戶看得懂的銷售簡報？

由於角色轉換的緣故，累積了大量簡報實務的經驗，我知道如何做好簡報，更懂得如何讓簡報發揮成效，解決工作上的難題。

為了滿足時間彈性與簡報對象多元化的要求，發展出一套結合系統思維、敏捷思維與商業思維的「模組化」簡報思維，也成功解決了上面這些難題。

成為簡報顧問之後，在企業培訓與顧問輔導的過程中，除了詢問學員的需求之外，我也會與主管、訓練單位窗口溝通，希望了解做為「聽取簡報」的對象，他們發現的問題是什麼？

▍簡報內容太冗長，沒有重點。
▍太多術語聽不懂，沒辦法理解想傳達的訊息。
▍簡報背景交代不清，不知道在說什麼。
▍結論缺乏有力的根據，沒有說服力。
▍資訊過於零散，不清楚想要傳達什麼。
▍看不出整體架構、前後內容的關聯性，像流水帳。
▍很多數據與圖表，但沒有比較基準，無法作為判斷的依據。
▍每個人的內容都差不多，看不出獨特性。

這些「聽取簡報」的對象，不論是你的同事、主管、高層或是客戶，他們希望你的簡報能做到的是「清楚傳達與我有關、對我有用的資訊，做為下一步行動或判斷的依據。」

視覺效果、表達技巧，確實有提升簡報成效的作用，但那就像是「一」後面的零。再多的零，沒有那個「一」也不具任何意義。相反地，有了那個「一」，那麼後面的零就能發揮十倍、百倍的功效。

而「與我有關、對我有用的資訊」就是那個「一」

．釐清目的、對象與有效方式（與我有關、對我有用的資訊是什麼？）
．合乎邏輯、簡明扼要的架構（如何讓我覺得：言之有理、言之有序？）
．連貫主題、精準表達的內容（具體來說是：言之有物、言之有據？）

先做到「一」讓簡報產生成效，再來思考如何增加後面的零，讓對方有更好的理解、更快的認同、更高的意願採取你期望的行動。

而「模組化」簡報思維，就是幫助你如何做到這個「一」的甜蜜點

（註：高爾夫球術語，只要打中桿頭的「甜蜜點」，球就會飛得特別高、特別遠）

模組化簡報思維的三大核心價值

模組化簡報思維，是一種結合了系統思維、敏捷思維與商業思維的簡報思維，三大核心價值自然也是從這三種思維延伸出來的，包括：

系統思維：簡報不是獨立的工作，而是解決問題的過程

以終為始，但是終點不是「做好簡報」而是「採取行動（讓簡報有效）」，起點不是「準備簡報」而是「解決問題（工作的展開）」。

從展開工作的開始，就先預想如何讓未來的一場簡報有效？需要具備那些條件？所以展開工作的過程中，就是滿足這些條件；解決問題的過程中，就在完成簡報的內容。

敏捷思維：拆解簡報的關鍵成功因素，做有價值的事、增加應變彈性

根據目的、對象與場景，拆解簡報的關鍵成功因素，將有限的資源、時間投入到最有價值的環節上，或是透過協同合作的方式多頭進行，在最短的時間內創造最大的效益。

另一方面，將簡報內容拆解模組化，在有限的時間內，都能組織對應的簡報內容，從容面對各種報告場景，提升應變的彈性。

商業思維：簡報不只是解決問題，更要創造個人專業價值

商業思維，就是創造價值的思維。

報告的價值，不僅僅是為了應付主管的要求，而是展現你工作價值的最好機會，所以千萬要把握每一次報告的機會，展現出自己的工作成果與專業價值。

解決問題的同時，也在完成報告的內容

對於職場工作者來說，時常需要透過報告來完成工作上的任務，最常遇到的困擾有三個：

▍想不清楚：我不知道該說什麼？
▍說不明白：我知道要說什麼，但不知道該怎麼說才好？
▍說得太多：將所有準備的資料全都塞進報告中

你會認為報告是一件苦差事，是因為你把報告與完成工作，當作是不同的兩回事。

你覺得把工作完成是份內的責任，而報告只是額外的工作，所以你會認為做好報告只是為了應付主管的要求；如果主管沒有要求，你也不會想要整理這份報告。

報告其實可以不必是額外的工作，只要你懂得想著報告來解決問題，把準備報告與解決問題同時進行。如何做呢？在工作一開始的時候，就想著未來做簡報時的畫面，可能是一場專案啟動會議、工作進度報告，或是專案成果簡報。

然後想想，在那個簡報的場景，會有誰聽簡報？在乎哪些事？你又該說什麼？怎麼說？才能達成簡報的目的？接下來的工作，就是把要報告的那些事情具體做出來。

高效工作者會同時解決問題以及準備報告，做好超前部署｜我用模組化簡報解決99.9%的工作難題

請你想像以下這個場景。

你和你的同事一起在會議室裡，主管向你們說明了這次的專案內容，並告訴你們先做好準備，二週後會有一場會議，正式啟動這個專案。

好，這時候你有什麼想法？你會開始著手準備二週後的這一場會議？還是什麼也沒想，回頭繼續手上的工作，等主管有進一步的交辦事項再說？

讓我來告訴你，我是怎麼做的。

01首先，我會想像一下，這個專案完成後可能會有一場成果報告，到那時候我打算如何進行這場成果報告？有誰會在現場？他們又會想要聽到什麼？所以我該準備哪些內容？內容又該需要那些素材？

02其次，我會思考從現在到最終的成果報告這個過程中，又會經歷那些報告的場景？比方說，二週後的專案啟動會議、中間的進度報告，可能還會有一些專案變動的會議，到最後完成後的成果報告。

03最後，我會在腦中就會先設想這些會議的報告中，需要哪些內容？什麼素材？那麼，現在開始就是逐步蒐集這些素材、完成這些內容，同時也在一步一步的解決問題，朝完成專案的目標推進。

換句話說，我在將工作任務推進的過程中，就在為之後可能的報告在準備素材與內容了，而不是等到要報告了才開始準備蒐集資料、構思內容、然後做報告。

運用模組化思維就能超前部署，在解決問題的同時也在準備簡報，從容面對各種突發狀況。

本文收錄於《我用模組化簡報，解決99.9%的工作難題》一書

／／／

劉奕酉｜鉑澈行銷顧問策略長、企業培訓顧問、暢銷書作者

擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷，為台灣少數具有深厚實務背景的商務顧問，專注提供企業與職場工作者在思考、表達與問題解決領域的培訓與顧問服務。同時也是職場生產力作家，多家出版社、社群媒體指定邀稿對象；一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章，以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。

相關著作：《我用模組化簡報，解決99.9%的工作難題》、《高產出的本事》、《20道資料視覺化難題全解析》

培訓、講座、專欄、顧問服務邀約，或文章轉載授權請私訊聯繫 ([email protected])