不想被新任務打亂工作安排，可以怎麼辦？

工作上，每天需要完成的項目可說是不可枚舉。
時間管理就是自我管理，單靠自己管理自己，又談何容易。
突然一個上司或客戶的要求，都足以破壞我們本來的計劃。
為了處事更有效率，一般我會從以下流程作出反思，務求找出最佳完成次序。 

1. 分析新增任務與跟進中計劃的關係

時間管理是一場選擇題，適當的判斷是至關重要的。
可以先判斷中途加入的任務，是否與現時處理中的計劃有關。
若兩個任務是有關係，再優先深究小任務的最佳完成時機。
雖然我討厭被臨時方案打亂計劃，但可能一個小任務能優化整個計劃。 

2. 妥善確認和安排時間

如果中途加入的任務有很多，有機會導致部分緊急項目未能及時完成。
因此，每個任務都應以公司角度把重要程度排列得井井有條。
在判斷別人說緊急程度後，我會先跟對方確認預計完成的日期。
如有需要，可以與對方作出更改完成期的請求。
如答應今天內完成，我會把雜項放在早上完成，預留下午時間完成緊急任務。
如對方回覆說非常緊急的話，我會預計任務及各雜項所需完成時間，以便編排。 

3. 善用工具和技巧

如果對方是說要馬上收到呢？
我會盡量操刀必割，就是說利用熟練的工序、工具和技巧來快速完成。
那就算是再多的臨時任務，都能夠盡快完成。
例如，我會利用搜尋系統來尋找資料。
甚至紙張上的文字都可被數位化，可預先儲檔至電腦，方便日後處理或搜尋。
又例如，事先預備工作的詳細筆記，可令處理流程更順暢及減低犯錯的風險。 

4. 集中地處理瑣碎事項

那如果新增任務跟現在處理中的計劃沒有關係，只是小事項，那怎樣辦呢？
即使是瑣碎小事，或者是普通文件，基於工作崗位，迫不得已都要去完成。
對於處理這些雜項，一向我會集中地完成。
為了可以提供高量產出，我會減低玩手機或避免其他由可控因素造成的干擾。 

5. 避免將來不必的瑣碎事項出現

除了面對這些無關痛癢的小事，我們應嘗試避免發生。
鎖碎小事可能是額外事項，也有可能是跟你處理中的專案有關。
為專案做得更加全面，有機會是上司給你的一些提示。
那只要每次把專案做得盡善盡美，就有機會減少鎖碎小事的出現了。 

以上是我的經驗之談。
即使未完善解決你在時間管理上的問題，都希望能令你想出有效的工作流程。