《簡報聖經》：老書推薦，IPO簡報大師的故事說服術！
MaxJames | 姆斯的閱讀空間
2021年7月31日
簡報可說是許多工作的必備技能。但這樣的「硬需求」，卻似乎被我們的學校教育給徹底忽略。相信許多人都是進了公司，才趕鴨上架地學習如何做簡報。你是否覺得雖然學了很多簡報技巧，卻仍無法流暢表達，總被老闆或被客戶叮得滿頭包呢？
或許你需要的不是那些技巧，而是一套「說故事」系統！
今天介紹的這本《簡報聖經》，作者傑瑞．魏斯曼原本從事演藝業，卻陰錯陽差地開始用他在電視圈培養出的「說故事」技巧，幫助超過400家企業做IPO巡迴說明會的行前訓練，是這些公司上市成功的幕後推手。這本書便是傳授他獨門的「威力簡報法」，讓你只要照著做就能打造出充滿說服力的簡報，講出你想表達的故事。
這書其實有點年紀，初版遠在2004年，而我第一次讀也已是2014年的事了。最近在統整簡報知識時複習到這本書，便順手寫個心得。有趣的是，在回顧時我發現其中許多觀念與寫作是可互通的。以下我會分成三部分，從簡報準備、製作到報告來介紹這本書，並舉些我寫作的應用當例子。
【威力簡報的準備】
首先，不要馬上打開Power Point等簡報軟體開始埋頭苦做。有些前置作業要先完成，才能讓你的說服之路走得順遂。
〔以終為始〕
所有簡報都是希望把觀眾從起點（一開始狀態）推往終點（你預定的目的）。因此在開始簡報前，先問你自己：這份簡報終點是什麼？你想藉這報告達成什麼目標？
目標可以是取得老闆認同，或讓客戶買單你的產品。總之，需要先把靶心找出來，再拿箭戳上去。所謂的以終為始，就是有目的地，再來規劃旅途。萬不可盲目地打字做動畫，到最後才發現想傳達的要點沒有展示在簡報中。
這點在寫文章上也是一樣的，像我在開始寫之前，同樣會先思考我寫的目的是什麼，到底想傳遞給讀者什麼訊息，才不會在文字迷宮裡失了方向。
〔聽眾至上〕
既然簡報的作用是將觀眾帶往你期望的目標，那就不能只以自己為中心。作者說，你必須把聽眾與目標放在同等重要的位置，找到「聽眾想聽」與「自己想說」的平衡點。
因此在做簡報前先思考聽眾需要什麼，這報告對他們有什麼好處？從聽眾的角度出發，不要只專注於自己的簡報上。可以利用下面的問句來幫助思考：
- 這對聽眾很重要，因為……？
- 這對聽眾有何意義？
- 我幹嘛告訴聽眾這些？
在之後做簡報的過程中，也可反覆用這些問題來確認自己沒有偏離觀眾需求。作者認為，最理想的簡報就是讓聽眾能輕鬆跟上你的內容，被你牽著鼻子走。只要讓他們不斷地產生「啊哈」的感覺，你就成功了。
【威力簡報的製作】
釐清自己的目的與聽眾的需求後，接著要進入簡報製作的部分。讓我們從發想內容開始。
〔簡報發想〕
作者認為，在發想內容時要遵循「先直觀後邏輯」的方式。什麼意思呢？簡單說，就是先讓大腦恣意聯想，激盪出各種直覺想法，再去組織它們。腦力激盪沒有限制，唯一要注意的，是聯想時還是要扣回自己的目標與聽眾需求。
在產生一堆混亂無序的點子後要怎麼組織呢？作者建議可以將所有點子，歸納成幾個大概念，再將其他點子拉到其麾下（如下圖）。
作者強調，請遵循「先丟再修」，拋出各種想法後再來歸納刪去。許多人會想跳過這步驟，覺得：「我先直接列重點，不是比較省時間嗎？」但這樣的做法，往往會欲速則不達。這點與寫作是雷同的，我在打文章草稿時，也會盡可能從腦中挖出各種想法後再整理。
〔選定結構〕
在決定簡報需要的內容後，接著便是要用一套邏輯結構，引領聽眾順風而上，直達終點。作者將這種技巧稱為「結構流」。書中歸納出16種簡報結構流。以下舉其中3種，並用我的文章為例子。
- 模組
模組法是把相似的內容元素放在一起成為一組。不同模組沒有順序之分，可以隨意更換順序，是相對就鬆散的簡報模式。像我在《巷弄裡的台灣味》就用是這樣的方式安排內容。 - 空間
當內容有層次之分時，可以使用空間法，一層一層由下而上或由外而內遞進。像《如何閱讀一本書》一文，就是從最下層的基礎閱讀，一路向上走到最進階的主題閱讀。 - 問題與解決之道
用問題吸引聽眾注意，再提供解方是常見的簡報手法。可說內建「對你有何好處」的功能，讓聽眾感受到「啊哈，這真有用！」。像我這篇文所使用的就是這手法。
〔設定開場〕
有了架構，接著要來打造開頭。起頭很重要，因為這決定了你的聽眾接下來會聚精會神地聽你的簡報，還是打瞌睡、滑手機、心繫股票漲跌。我舉3種大家工作上較能用的開場白當例子：
- 問題
問聽眾問題是很常見的開頭。只要有問到點，就能輕鬆抓取他們的注意。 - 事實陳述
提出鮮為人知的統計資料。越驚人、越不尋常效果就越好。 - 回顧／前瞻
用此一時，彼一時的方法，製造出對比效果。利用反差，奪取觀眾眼球。
要注意的是，不管哪種開場白都要能夠與你的「終點」連結。不要為了譁眾而使用酷炫的開場。如果想學習這些開場，我覺得可以多看TED，看看講者如何去營造他們的開頭。另外這些手段，其實文章中也很常見，大家也可以看看那些你喜歡的寫作者，是如何使用這些方法的。
以上就是整個「威力簡報」的所有架構，書中用一張圖統整如下：
〔調整視覺〕
「視覺」是簡報與寫作最大的不同。好的簡報絕不能只把講稿複製貼上，而是要利用圖表、圖形幫助觀眾理解你的內容。當然視覺安排並不容易，你可能會發現許多簡報塞入一推圖表，飄晃各種動畫，卻反而更不清楚到底想表達什麼。
作者認為，要做出成功的視覺效果，得先從我們目光掃視簡報的2個習慣講起：
- 左向右掃視
首先在看簡報時，人們眼球會習慣從左上開始，然後往至右移動。 - 換行
當內容不只一行時，眼球需要轉回左邊，再繼續向右閱讀。
所以我們安排內容時，要盡量符合眼球閱讀的習慣，從左至右排列簡報元素。同時要盡可能減少觀眾向下掃視的次數，因為過多換行會造成眼球疲乏。
讓我們來看一些實際操作例子。以文字內容來說，可多使用「條列重點」而非「完整句子」。因為句子很容易超過一行，害眼球必須換行閱讀。而如果要使用動畫，也要遵循從左至右的動線來展示。
圖表也是一樣道理，不管你用的是折線、圓餅還是柱狀圖，都要能讓觀眾從左至右一掃就明白它的意思。不要讓他們目光上下晃好幾回，都還不明白這圖表在賣啥膏藥。記得一個簡單的概念「少即是多」，越精要明確的內容越能抓住觀眾目光。
【威力簡報的報告】
最後來談談上場報告的部分。基本上，要訣不外乎就是練習再練習。不過還是有些小技巧可以讓你的報告更生動。
比方說我們可以用內部串場話，來讓簡報串接更順暢。像是在轉折處提一些反問，如「那接下來我們要怎麼做呢？」或「那我們要如何迎接市場競爭呢？」來幫助聽眾銜接之後的內容。
另外，在簡報中也可適時地暫停，用「讓我們回顧一下剛剛所提到的……」的句型，來幫聽眾總結內容。書中總結了12種內部串場話，大家有興趣可以自行鑽研。
除了串場，我覺得書中還有一項很好用的技巧，姑且稱之為「把觀眾納入句法」。可以在簡報中說如下的句子：
- 讓我們……
- 還記得我們前面討論過的……
- 你們已經看到……
簡言之，就是要在內容中多多帶入聽眾，增加帶入、產生參與感，讓他們繼續專心聽下去。順帶一提，我覺得在寫作中，這項技巧也很好用，會讓讀者有你在跟他們說話的感覺。
【總結】
總結一下。在做簡報前，請先確認自己的報告的目標，並思考這對聽眾有什麼好處；製作簡報時，先腦力激盪出各種可能需要的內容，再統整刪選，並利用結構流梳理簡報順序。視覺要記得從左至右安排內容動線，謹守少即是多原則；最後可用串場語讓報告更流暢，同時把聽眾納入來增加親近感。
這本書的中文書名翻作「簡報聖經」，雖略為浮誇，但確有所本。許多觀念到現在看來依然毫不過時。可惜這本書好像絕版了。如果想讀可能要找二手資源或上圖書館碰運氣囉。
簡報相關學習資源雖然五花八門，但我覺得萬變不離其宗，建議大家可以買個一兩本書研讀就好，重點還是要能實際應用。如果有興趣上課的話，我滿推簡報烘焙坊在好學校開設的課程，不管是心法或實戰篇都相當值得一上。
最後題外話，我翻查此書時居然看到作者用Netflix的IPO簡報當例子。當初讀時一點感覺都沒有，實在有眼不識泰山。要是當年直接All in的話，現在股價可是漲了十倍啊……
總之，沒賺到錢還是得乖乖工作。希望這篇文能幫大家更知道怎麼利用簡報，說出想說的故事。祝大家簡報如意，加薪順利囉！
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