《早上最重要的3件事》：養成這三個好習慣，30天讓你搞定時間管理！
MaxJames | 姆斯的閱讀空間
2021年3月13日
市面上的時間管理的書籍玲瑯滿目，而網路上也充斥著許多關於時間管理的文章，傳授各類小技巧。但往往讓人反而不知從何下手，看了就頭昏。有沒有一本書可以手把手，一步步地帶著讀者建立出自己的管理系統呢？
有的，今天要談的這本《早上最重要的3件事》，就是本相當適合初學者實作的時間管理書籍。作者張永錫是台灣知名的時間管理講師，曾向美國時間管理大師大衛‧艾倫（《搞定》的作者），學習GTD時間管理系統。
本書分成三大部分，分別講述三個重要的習慣：吃青蛙、清空收件匣與重開機。而在這三個習慣下面，又分別各有十天的操作練習，總共三十天。只要跟著做，就可以在一個月內實踐這套系統。
我認為，這本書是在搞定（GTD）的時間管理架構下，更細緻的講述要如何實際操作。接下來，就讓我們跟著作者一同實踐這三個習慣吧！
【第一個習慣：吃青蛙】
首先第一個習慣，要來學習怎麼「吃青蛙」。所謂的吃青蛙，指的是完成待辦。這比喻是出自博恩．崔西所寫的《時間管理：先吃掉那隻青蛙》，我也曾介紹過他的另外一本作品《Goals！沒有目標，你哪裡都到不了!》。
如果說待辦事項就是青蛙，而零碎瑣事就是蝌蚪。作者建議，每天可以設定1~3隻青蛙和5~7隻蝌蚪。優先處理青蛙，有空餘時再來處理蝌蚪。
當然我們都知道重要的待辦，要趕快努力完成，但往往事與願違，對付青蛙，要有更好的手段，作者提出了FAST系統。
〔F, Frog：吃青蛙〕
吃青蛙有3大心法：
- 先吃最醜的青蛙
要事第一，先從最重要最困難的事開始。以我來說，現在下班優先事項就是先在這邊打文章。 - 一口一口吞
簡單說，就是要將大型的任務拆成可入口的行動。以寫這篇文章為例，我可能就會設定星期一先打文章大綱，接著每天寫一個段落。 - 進入心流狀態
吃青蛙最理想的狀態就是進入所謂的心流狀態。書中有些幫助進入心流的方法，這邊就交給大家自行閱讀。像我有時候便會越寫越帶勁，就是進入所謂心流。當然也是很多時候覺得自己寫這什麼垃圾……
〔A, Action List：列出行動清單〕
學了吃青蛙的基本心法，接下來要更具體的操作。有以下2個步驟：
- 列待辦清單
列清單的關鍵是：列出夠少的事情。如此才會去思考什麼是真正重要的事。和《一流工作者都在用的待辦清單》中曾提到過的，要把當前任務限制在七項是一樣的觀念。 - 加工清單
待辦事項要將它寫成可行動的描述。作者建議可以用預期結果來推出有效行動。書中舉要上班時發現車子「輪胎沒氣」為例子，大家可以思考一下要怎麼寫出有效的行動敘述呢？
〔S, Slice：大青蛙切小片〕
但有時候任務真的很複雜、難處理，因此我們可以透過一些小技巧來料理一下，讓它更好入口。書中提到3種方法：
- 自然計畫模式五階段
一、界定目標原則
二、預測期待結果
三、腦力激盪
四、組織想法
五、下一步行動 - 心智圖
用心智圖以更高的角度鳥瞰規劃。自己是習慣用Coggle這個線上工具。 - 九宮格
將想要思考的題目放在九宮格中央，在其他八格中，進行思維延伸。
關於這3種方法的細部操作可參考書中都詳細介紹，可以自行參閱。
〔T, Time：把握時間〕
要將青蛙吃得好，配速是很重要的。就像跑馬拉松不可能一開始就全力衝刺，執行待辦事項也要保持好速度與動能。這裡作者推薦大名鼎鼎的「番茄工作法」。
所謂的番茄工作法，簡單來說就是用25分鐘衝刺，5分鐘休息的節奏，來持續完成待辦。自己現在是用番茄土豆這工具，大家也可以去找自己喜歡的應用程式。
【第二個習慣：清空收件匣】
來到第二個習慣，我們要來學習怎麼「清空收件匣」。可以拆解成以下三步驟：
〔第一步：收集雜事〕
第一步便是要將所有要做的事都收集起來，留待發落。書中提出的三種主要的收件匣：即時通訊、電子郵件和筆記本，並詳述要如何有效率從這些收件匣中收集雜事。
〔第二步：把雜事加工成行動〕
第二步是要將雜事加工，變成方便行動的敘述。還記得上面舉的輪胎沒氣的例子嗎？經由加工，便可能可以將待辦事項寫成：打電話給輪胎店老闆阿明，請他來牽車。
〔第三步：找出連接行動的工作中樞〕
有了上述的準備，接著第三步要建立高效率的工作中樞。首先、要先找出自己有哪些收件匣系統，可以用LINE原則檢視：
- L, line：Line等即時通訊
- I, inbox：郵件收件匣
- N, note：筆記收件匣
- E, extra：其他收件匣
接著，要找出自己的行動提示系統。這邊作者提出了STAR系統：
- S, Scheule：行事曆
- T, Task：任務管理
- A, Action：行動清單
- R, Reference：參考資料庫
藉由上面的檢視與整理，可以幫助了解自己的時間管理是怎麼運作的。我會建議收件匣跟行動提示系統不要太多，夠用就好。不要一次使用多個行事曆或任務管理工具，這樣只會把自己搞得更亂。
有了上述準備，接下來便是行動了。作者提出了相當好用的口訣：捅人利器。別緊張，沒有要殺人，解釋如下。
- 捅：放入系「統」
- 人：授權他「人」
- 利：「立」即行動
- 器：馬上丟「棄」
藉由這四個字，便可以迅速處理手中的待辦事項。將複雜無法立即行動的事放入系統（STAR）；可以交由他人，就授權出去；可以行動的就馬上行動；不重要的事就立馬丟棄不要做。如此便能有效的清空收件匣，產生行動。
其實上述方法就是將《搞定》的五步驟差拆解再重構，我覺得也相當直觀好用。大家可以相互比對，自行操作看看。
【第三個習慣：重開機】
最後一個習慣，是要幫你的人生系統「重開機」。這裡需要利用上面的兩個習慣來做三個維度的檢視：每日檢視、每週檢視和每年檢視。
〔一、每日檢視〕
書中建議在每天一開始的時候，不要一頭栽進處理事情的漩渦中，而是要先做每日檢視。作者會先檢視昨天完成的事，再為今天選擇三隻重要的青蛙來準備完成。時間允許的話，可以去清空收件匣（LINE），將雜事加工成行動，並放到系統（STAR）中。
如果還有時間，作者會寫用Evernote來寫晨間日記。如果對日記格式有興趣可以參閱書中的介紹。
〔二、每週檢視〕
每週檢視非常重要。其實過去介紹過的《一流工作者都在用的待辦清單》和《搞定》，都有強調要每週做檢視。大家可以自行比較一下，找到最適合自己的方式。此書建議的每週檢視步驟如下：
- 清空收件匣
- 檢視過去一週的工作日誌
- 檢查上一週的行事曆及未來一兩週的行事曆
- 思索近期任務
- 檢視年度目標
〔三、每年檢視〕
作者會在年末的時候做一次年度檢視，幫過去一年做個總回顧。書中用彼得．杜拉克會的5角度檢視來當範例：
- 做得不錯的事？
- 未必做得好，但已盡力的事
- 檢討不夠努力的事
- 批評做得很糟或沒做到的事
- 規畫未來半年：該做哪些事？該改善哪些事？ 該學什麼事？
我自己是會另外檢視每週檢視的紀錄，並寫出新一年的年度計畫。這邊大家也可以參考我寫過的《Goals！沒有目標，你哪裡都到不了！》，規劃新年的目標。
【總結】
總結一下，第一個習慣教我們如何有效率的處理規畫待辦事項；第二個習慣讓我們能清空收件匣（LINE），生成行動，並建立完整的行動中樞（STAR）來管理；第三個習慣則是將第一個習慣和第二個習慣整合起來，每日每週每年的來檢視自我並有效行動。
這是本相當實用的時間管理書，書中相當仔細的講述的每個習慣的要如何操作的細節。像是LINE要怎麼整理和STAR要怎麼建構，都有很詳盡的解說。除了心法，作者也提供許多好用的線上工具，幫助讀者可以確實得與自身的工作系統接軌。
另外，每個章節末都有提供練習題，引導讀者堅實的建立這三個習慣。透過三十個小章節逐步操練，相信每個人都能建立出一套較為完備的時間管理系統。
我以為，或許可以將此文當作一個導讀系統，再一步步跟著此書具體操作。想當初自己也是在讀完這本書並跟著練習後，才真正覺得自己的時間管理比較完備，可以穩定得執行。
最後，我想說得時間管理真的是條不斷精進的過程，永遠都有可以再優化調整的空間。希望這篇文，能多少幫助大家在時間管理的道路上有所啟發囉！
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