《搞定》：總是時間不夠用？事情做不完？你需要GTD系統，5步驟搞定人生大小事！
MaxJames | 姆斯的閱讀空間
2020年11月14日
你是否總覺得時間不夠用呢？
可能在工作上，email幾百封，看都看不完，待辦推積如山；老闆的各種臨時交辦任務接踵而來，根本壓榨；或是為了應付客戶的百百種刁鑽要求，疲於奔命，壓力山大。然後一轉眼，下班時間到了，又得加班。
又或者，回了家，想到體檢報告上的滿滿紅字，覺得要去跑個步；一面尋思，今天午餐時，同事提到的當紅的美劇是不是要Netflix一下；一個回頭，看到書架上堆著好幾本買來卻從未翻開的書，好像該要認真一下。結果最後卻變成滑FB、IG，轉眼又到了睡覺時間。
在這個加速的時代，資訊已經不是稀缺資源，稀缺的是時間和注意力。因此，你需要的不單只是待辦清單或是行事曆那些功能單一的工具，而是需要一套可以統整一切的系統。
今天要談的這本《搞定》，作者大衛‧艾倫是世界知名的時間管理大師，並以他創立的GTD（Getting Things Done）系統聞名於世。而這套系統也是此文要介紹的主題。
此書結構精實，不但詳細講解GTD系統的觀念，更會一步一步帶著讀者建立屬於自己的GTD系統。對時間管理有興趣的讀者絕對不容錯過。
【時間管理要點：守住承諾，擺脫壓力枷鎖】
覺得事情很多，時間不夠做不完，而產生壓力是許多人共同的痛。作者認為，會產生壓力的原因是來自於對做出的承諾管理不當。當承諾的事無法如期完成，這些事就會像鬼魂般，在你大腦飄移、哀號，讓你感到痛苦，而壓力就自然而來。
因此，要管理好承諾，作者認為重點就是要控制所謂開放式迴路。開放式迴路的定義是：拉走你的注意力，但卻還沒決定要如何做的事。像是上面提到的想完成的交辦事項，想追的劇，或想跑的步。
那如何有效因應內心承諾，管理好開放式迴路呢？作者提出3項守則：
- 捕捉承諾要完成的事，將這些事移到頭腦外的可靠系統中
- 確實理清承諾要做的事是什麼，決定行動，給出計畫
- 頻繁檢視系統，組織保存好行動的提示訊息
只要做到這些，就能達到作者所謂「心境如水」的境界，不再被壓力折磨。而接下來要談的GTD時間管理系統就是能帶你修練成功的寶典。
【GTD 5步驟】
１. 捕捉
所謂的捕捉，就是要將所有吸引我們注意力的事項都收集起來，也就是將所有開放迴路都收攏。讓大腦不需要一直分神去擔憂還有什麼事要做，或會不會忘了做。
作者建議從身邊未定位的實體物品出發，像是桌面的便利貼，或是抽屜的未對發票等等。接著，再將腦中的想法也移出來。作者在書中有提供實體檢查步驟和未完成事物的觸發清單，幫助讀者可以掏出所有心想但還未事成的雜事。
抓出來後，不要急著處理這些待辦，先將它們放到統一的收集工具，也就是作者所謂的「收件匣」中。常見的收件匣有以下幾種：
- 實體收件匣
盒子或是其他收納工具。比方說待繳的電費單，就可以先丟進去。 - 紙張與筆記本
像是大家常用的筆記本，便利貼等。可將各類待辦寫下。 - 數位裝置與錄音筆
比方說，我最常用的Evernote就是很方便的數位工具。 - 電子郵件與簡訊
電子郵件的收件匣和手機的簡訊系統等。
當然你還可以使用各式各樣的收件匣工具，幫助自己蒐羅各類事項，但建議不要太多種，不然會害自己不好管理。接下來，我們要開始一一料理這些待辦。
２. 理清
理清的目的是要了解每件事的意義並決定下一步行動。接下來請檢視自己所有的收件匣，一件一件搞清所有待辦的模樣。請跟著以下步驟走：
〔那是什麼？〕
首先要先搞清楚那是什麼？比方說，文件內容是在講什麼？或是，老闆的交辦事項，真正的目標是？
〔是否可以行動？〕
接下問自己是否可以行動？很可能這件事根本不需要做。不需行動的事項可分為以下３種類型。
- 垃圾
就是個廢物，扔了它吧。 - 日後 （孵化事項）
現在沒必要做，但之後可能會需要執行。 - 可用的資訊 （參考資料）
有用的資訊，之後可能會派上用場。
〔下一步行動是什麼？〕
如果是可行動的事項，那接下來就要問自己：下一步行動是什麼？有以下3種選項：
- 立即執行
作者建議，如果2分鐘內就可以搞定，那就馬上做吧，不要拖了！ - 委託他人
如果要花2分鐘以上，可以想想：我是適合執行的人嗎？是否可以找更洽當的人來做這件事？ - 延遲處理
如果需要花2分鐘以上，且非自己做不可，那就要將它記下，準備之後要來執行。
完成這步驟，你手中應該會有許多「待處理」的事項。接下來，我們要來整頓它們一下。
３. 整理
所謂整理，就是讓所有事物都就定位，準備被執行。那具體要怎麼做呢？作者認為關鍵就是要有好的儲存系統，可以妥善得追蹤和管理事項。可以分成以下三個類別：
〔一、專案系統〕
所謂的專案，指的是１年內須採取不只一項行動，才能達成預期成果的任務。可以藉由專案清單和支援資料來輔助執行。
- 專案清單
建立一個總表清單，方便檢視所有專案。比方說想考到多益金色證書，或是想寫一本書，都可以寫到專案清單中。 - 專案支援資料
專案本身會累積很多相關資訊，所以需要一個保存系統，幫助自己在執行專案時可以隨時方便查找。
〔二、下一步行動〕
下一步行動指的是無法在２分鐘內快速做完，必須先延遲追蹤，再執行的任務。可以藉由行事曆和下一步行動清單來追蹤、執行。
- 下一步行動清單
將所有當天需要做，但無法馬上完成的任務放入此清單。這份清單會是每日行動的管理核心。這裡可以參考《一流工作者都在用的待辦清單》，列出真正可以行動的清單項目。 - 行事曆
需要在特定日期時間進行的活動，則可以登錄到行事曆中，時間到再提醒即可。
〔三、不行動〕
不行動事項在理清的部分有提過了，也就是垃圾、孵化事項和參考資料。這裡要做的就是建立儲存系統來管理這些事項。
- 垃圾桶
這應該不需要多解釋，看到垃圾，往裡面丟就對了！比方說，大家電腦桌面的資源回收桶就是一種垃圾桶。 - 將來／也許清單
用來處理孵化事項，比方說想學自彈自唱，但要到下半年才有空，便可將它列入此清單中。 - 參考資料夾
用來保存特定主題或是一般性參考資料，備而不用總沒錯。
有了整理系統可以讓被理清的事項有所依歸，接下來我們要學習如何定期審視系統，更好的決定要做什麼。
４. 回顧
寫下打電話給客戶，跟真正去連絡是兩回事。建構好上述的系統後，接著要做的是追蹤這些事項，以確保行動。
最常檢視的便是行事曆和下一步行動清單。可以在每天開始正式工作前，先檢視一下行事曆，看看之前是否有安排什麼需要今天執行的事項。接著再看下一步行動清單，檢視整理好的下一步行動。
此外，要讓這套系統持續運作，就需要定期更新，讓它能隨時支援自己行動。這裡作者提倡每週檢視，也就是每週就要回顧一次，給它溫故知新一下。那要每週回顧什麼呢？作者建議如下：
- 清空「收件匣」
作者建議收件匣至少每週要清空一次。時時清空收件匣並理清實務上很難做到，但也不要放任事物一直躺在收件匣裡。 - 檢視「下一步行動清單」
將已完成或不再需要的行動移出，讓下一步行動清單永遠保持在最新狀態。 - 檢視「行事曆」
檢視過去到未來兩三週的行事曆，確保過去沒有遺漏，並準備未來。 - 檢視「專案清單」
評估專案的目標，並確認進度，也可以順便檢視一下專案支援資料是否需要更新。 - 檢視「將來也許／清單」
檢查一下有沒有之前想做無法做，但現在條件已滿足的事項。如果有的話，便可以將它移到專案清單中。
每周檢視簡單說，就是要收集與處理所有雜事、檢視系統、更新清單並理清思路，幫助自己掌握現狀。
好的，總算一切就緒，我們可以開始來討論執行了！
５. 執行
接下來就是最重要的執行了，畢竟規劃得再多，沒有行動就是徒然。這裡作者提出了執行時可以運用的三種抉擇模式，分別是：抉擇行動的４項限制條件、判別每日工作的３種類別、檢視工作的６種專注高度 。
這些模式可以幫助我們決定行動的優先順序。我認為前兩項屬於短期決定，而最後一項則是關乎長期價值抉擇。
〔一、抉擇行動的4項限制條件〕
可以順著以下4條件，判斷任務是否可以執行。
- 情境
行動可能需要適當的情境才能動作。舉例來說，如果我在無塵室就勢必無法打這篇文章。 - 可用時間
時間限制應該很好理解。比方說，我如果加班到12點，回家就無法追Netflix美劇，要趕快洗洗睡。 - 可用精力
有時候就算有時間，精力不足也會無法執行任務。假設今天開會被客戶痛罵一頓，下班可能就沒心情和力氣寫作。這時或許就可以改成去打打球，幹幹拐子發洩（誤）。 - 優先順序
如果上述條件都評估完，接下來的判別標準就是任務的優先度了。以我來說，在情況允許的條件下，現在都會盡量以寫文章優先。
〔二、判別每日工作的3種類別〕
多數人工作時會專注在以下3種活動。
- 執行預定義工作
執行之前安排的任務。 - 處理突發事件
處裡臨時跑出來的不預期任務。 - 界定工作
判斷要執行什麼任務。
需要注意的是，許多人會過度專注在處理突發事件上，而忽略了其他兩項，讓自己總是為他人而忙。
〔三、檢視工作的６種專注高度〕
最後，作者建議可以試著把視野提高，不再只專注於當下，而是要用不同的高度來鳥瞰，思索自己的行動是否必要。
- 地面層：現行行動
- 第１層：現行專案
- 第２層：專注及責任範圍
- 第３層：年度目標
- 第４層：願景
- 第５層：人生目的與原則
擺脫最底的行動或專案，用最高的願景和原則，更高維度得判斷行動是否值得執行。至於原則願景的設定，我覺得可以用《做自己的生命設計師》的羅盤法，並每年做一次真北確認。
【總結】
來複習一下GTD的５步驟吧。首先，要捕捉所有開放迴路，並收到收件匣中；接著，一一理清所有事物的面貌；然後，把理清後的事項放到整理系統中；爾後，定期回顧這套系統，決定執行項目，並時時保持更新；最後，利用三種模式來決定執行順序。
這是本紮紮實實的工具書。從理論解釋到實踐運行，作者可說是手把手得把這套搞定系統教給讀者。這篇文章只是個概要指引，強烈推薦大家將此書買來，跟著作者指引，自行走一遍，絕對會你的對時間管理系統建構有很大的幫助。
【後記：自己的實踐】
我自己也是在買下此書後，開始嘗試建構自己的GTD系統。以我的經驗，剛開始捕捉、理清與建立整理系統時，會花費最多的時間。而一切建構完成後，就會比較輕鬆，因為接下來只要跟著系統走，偶爾微調就可以了。
順便補充一下，當初我除了看《搞定》外，主要還有參考電腦玩物的文章，以Evernote為主軸建構屬於自己的GTD系統，也是我直到現在都還在使用的模式。這邊順便推一下電腦玩物的文章跟書籍，對時間管理有興趣的人絕對可以從中收穫很多！
當然，時間管理是一輩子的學習，自己目前的系統也還融合了許多高手的經驗，像是之前寫過的《Goals！沒有目標，你哪裡都到不了!》或是《一流工作者都在用的待辦清單》。如果有機會，再和大家分享自己的時間管理方式。
最後就祝每個人時間管理順利，心想能夠事成囉！
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