【Ï】秘書該要有這些軟實力及硬實力？！
Ïvy
2020年7月20日
這幾年大家開始審視自己的軟實力及硬實力，這兩個詞一開始聽到Ïvy非常陌生，經了解後，才發現一個是可以透過學習，另一個是需要透過經驗或人格特質。
個人覺得兩個都很重要，取決於我們在哪個產業及職位，或者可以依照自己是屬於哪個實力較強，進而選擇職業。
何謂軟實力？
簡單來說，軟實力指的是工作所需要的人格特質(personal attributes或personality traits)、固有的社交線索(inherent social cues)以及個人表達能力，而從這方面可以評判出一個人與其他人互動關係的好壞。
軟實力並非像硬實力那樣可以單靠學習的能力，而是類似於察言觀色，或者可以說”閱讀他人”的能力。除此之外，我們也很難對這項能力做評估。
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軟實力包含了態度、溝通能力、創造性思維(creative thinking)、職業道德(work ethic)、團隊合作、經營人際網路(networking）、決策能力、積極正向性、動力、開放的思維、解決問題的能力、批判性思維以及解決衝突的能力等。
軟實力偏向是靠經驗累積而成的，這也是為什麼近幾年趨勢走向著重在軟實力，因為較硬實力來說無法模仿的。曾與幾位老闆及主管聊天，他們都說他們在意的是員工的態度及過去經驗所學到的東西，或我們做了什麼。
軟實力無法光靠口說就能證明自己具有軟實力，而是要展現出來。例如，我們不能只是說”我有領導能力”，而是要說”之前在某某公司擔任銷售部的主管，我帶領整個銷售部門達到公司給員工紅利的業績。
或我是個善於發現問題的人，只是表述。不如說，我替公司阻止購買一筆６萬５的金額。當公司要購買一項產品時，我去了解其部門需求，再與廠商溝通後發現不是我們要的需求，由於廠商未更新網站，所以舊資訊還留在官網上。因為我善於發現問題，所以替公司省了一筆費用。舉出具體的例子，在履歷及求職信裡凸顯出來。此外，在面試時，也可以將這些能力展現出來。
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何謂硬實力？
硬實力是後天努力習得，而且很容易量化的技能。一般來說，我們可以透過書本、其他訓練教材或是職場學習相關的能力。可以在短時間內學習而來。
從小到大我們所學的都是硬實力，卻忽略軟實力的重要性，當然硬實力固然也重要，這要看我們所應徵的職位及工作內容哪個比重多。
硬實力VS.軟實力
硬實力包括：
- Proficiency in a foreign language 外語能力
- A degree or certificate 學位或是證書
- Typing speed 打字速度
- Machine operation 操作機械的能力
- Computer programming 程式設計
軟實力包括：
- Communication 溝通能力
- Flexibility 靈活性/變通能力
- Leadership 領導能力
- Teamwork 團隊合作
- Time Management 時間管理
以上大家會更清楚軟實力與硬實力的差別，以及對應我們的工作內容職位去做調整。參考連結： 職場必備的軟實力與硬實力
秘書的軟實力與硬實力
秘書的硬實力：語言能力、文書能力、檔案管理技巧、提案及簡報技巧、行政事務處理、零用金(會計)管理。
秘書的軟實力：溝通能力、快速學習能力、解決問題能力、觀察力、時間管理、動力、說服力、變通能力。
依個人觀察，秘書的硬實力很容易學習，但軟實力較是經驗累積而來的，作為秘書，當然有一度懷疑過，秘書沒有專業能力，會覺得很恐慌，但這幾年軟實力意識提高，為我們秘書的軟實力感到驕傲，在我們面對每個部門時，我們必須懂得每個部門的運作方式及專業，如果我們不懂，很難跟同事溝通及開會。更何況我們需要做會議記錄。
或像我之前進入新創公司任職時，必須在短時間內學習相關領域的工作內容，一時之間我的快速學習能力、時間管理及解決問題能力瞬間提升了。這時候的軟實力較硬實力來的重要。
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