與人難以溝通？試用其他方法達至完美溝通

我們每天都會遇到不同的人，需要依賴著溝通去維繫關係。
無論是洽談生意，還是提供工作指令，人與人之間的溝通是不可或缺的｡
以下是一般的溝通技巧，只要善用得宜，溝通時便能減少障礙。

用心聆聽
要改善溝通，最先要懂得聆聽。細聽對方說話，用心理解。
不要打斷對方話語，以免令對方覺得不受尊重。

重點先行
除了聆聽外，跟要懂得如何表達自己。
有些人有時講東，有時講西，並令聆聽者摸不著頭腦，甚至造成誤解。
表達者可先整合意見才說出來，先說出重點，然後作出解釋。
另外，第一段說話裏，一至兩個重點已經足夠，句子中過多重點只會令聆聽者更難作出分析。

身體語言
善用身體語言（如手部動作，點頭微笑等）能有助溝通，協助對方明白溝通內容。
但過份身體語言會令人覺得奇怪，造成尷尬。
另外，溝通時可留意對方的身體語言，從而了解對方的內心想法。

但即使溝通技巧完美，總不時會出現部門間責任互相推搪的情況。
小編最近在公司亦收到一則類近投訴，導致需要協助排難解紛。

客戶不滿退費單安排長達一個多月的時間，在正常情況下，兩星期內會完成申請，於是致電投訴當時處理的客戶服務部同事。
查核後，帳務部發現客戶服務部因錯誤遞交資料，導致整個申請繳交退費流程被駁回。
客戶服務部則認為退費處理部門沒有提示申請被駁回，導致沒有作出跟改或跟進。因為兩方心如鐵石，立場僵持，不願作出跟進。
最後，要經第三方同事處理。雖然事件已被跟進，但兩方沒有達成共識，有機會往後會再因溝通問題造成投訴。

其實是次問題的產生，是溝通不良惹的禍。
若雙方都主動要求溝通，也許投訴都不會產生。縱使遭被投訴，部門間的處理及良好溝通也是必須的。
但要如何改弦更張，令溝通成果更有效，以避免溝通上引致對方的不滿?

最重要的是了解對方是什麼人，不同類型的人會有自己的獨特思考，溝通方式亦有不同。
若果用自己習慣的方式去溝通，而對方的溝通方式有差別的話，溝通時便會出現誤解，甚至造成衝突。

在職場上，有一套工具能解決溝通上的問題，叫「HBDI全腦思維優勢」。
HBDI發明人奈德赫曼認為:「每人都是獨一無二，有獨立思想方法，會以自我良好的方式與其他人溝通」。
因此，發明人利用工具把人們分成四大類，以便分析各種性格:

A. Analytical Thinking
為人較理性、行事徹底、精確、邏輯、技術
B. Structural Thinking
為人較謹慎、循規蹈矩、可靠、遵守紀律、細節
C. Relational Thinking
為人較友善、善於社交、同理心、情感豐富
D. Experimental Thinking
為人較喜歡探索、想像力、冒險、實驗、藝術

就以上的案例，帳務部同事屬於A的模式，較以邏輯為主，而客戶服務部同事屬於C的模式，同理心較為着重。
因為兩者思考模式對立，若不作出溝通上調整，溝通障礙便會產生。

若運用了「HBDI全腦思維優勢」，以下溝通例子可為大家作出參考:

客戶服務部:「我們被投訴!是因為你們同事沒有提供正確文件!」
帳務部:「這件事一定讓你們困擾了，先說出來，看看我們可以如何協助。」（先同化他們，並表示會患難與共）

查核後，發現是客戶服務部的申請出現了問題

帳務部:「原來是文件上的問題（不責怪對方的語氣指出錯處），你可再提供正確文件，我們馬上跟進，再次安排退款，問題即將可以解決。（表現出友善）」

在這情況下，推心置腹，溝通達至成功，問題便能解決。

要切記，如果目的是利用溝通去解決問題，讀者們必須要以對方角度去作出溝通，青眼雙看，才能減少爭執，達至成功的溝通。